Transmisión de Datos
CONTRATO DE ADHESIÓN DE USO DE PLATAFORMA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
(Acuerdo de Encargado de Tratamiento y Términos de Servicio)
El presente Contrato de Transmisión de Datos Personales (en adelante, el "Contrato") se celebra entre NEBULA MEDICAL S.A.S., identificada con NIT 901962749-3 (en adelante, el "ENCARGADO" o "Nebula") y EL PROFESIONAL DE LA SALUD O INSTITUCIÓN MÉDICA que acepta los presentes términos al momento de registrarse y utilizar la plataforma (en adelante, el "RESPONSABLE").
Las Partes celebran este Contrato de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 (Reglamentario de la transmisión de datos personales).
CLÁUSULAS
PRIMERA. OBJETO. El objeto del presente Contrato es regular la transmisión de datos personales, incluyendo datos sensibles (información clínica y de salud de pacientes), que el RESPONSABLE realiza hacia el ENCARGADO. Esta transmisión tiene como fin exclusivo que el ENCARGADO procese dichos datos mediante su plataforma de inteligencia artificial, operando estrictamente bajo las instrucciones del RESPONSABLE, para proveer el servicio de documentación clínica asistida (generación de borradores y estructuración de notas médicas).
SEGUNDA. ALCANCE DEL TRATAMIENTO. El ENCARGADO realizará las siguientes operaciones sobre los datos personales de los pacientes del RESPONSABLE: recolección (a través de la plataforma), almacenamiento temporal, procesamiento mediante algoritmos de IA para la estructuración de texto clínico, y supresión (de acuerdo con las políticas de retención configuradas). El ENCARGADO no tratará los datos para finalidades distintas a las instruidas por el RESPONSABLE, ni los utilizará para fines propios, comercialización o perfilamiento publicitario.
TERCERA. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE (MÉDICO/IPS). El RESPONSABLE declara y garantiza que:
Cuenta con la autorización previa, expresa, informada y documentada de cada uno de los pacientes (Titulares) para el tratamiento de sus datos sensibles, incluyendo la autorización expresa para transmitir dicha información a terceros proveedores de tecnología (como Nebula) para fines de asistencia en la documentación clínica.
La recolección de los datos se ha realizado de forma lícita y cumpliendo con la Ley 1581 de 2012 y la Resolución 1995 de 1999 (sobre historias clínicas).
Atenderá de manera directa y oportuna cualquier petición, queja o reclamo (PQR) que presenten los pacientes respecto de sus derechos de Hábeas Data.
Asume la responsabilidad clínica exclusiva: El RESPONSABLE reconoce que el ENCARGADO provee una herramienta tecnológica de asistencia documental. El RESPONSABLE se obliga a verificar, editar y validar cualquier texto generado por la plataforma antes de incorporarlo a la historia clínica oficial del paciente, manteniendo plena autonomía médica (Sentencia T-323 de 2024 de la Corte Constitucional).
CUARTA. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO (NEBULA). El ENCARGADO se compromete a:
Dar tratamiento, en nombre del RESPONSABLE, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales, implementando medidas técnicas, humanas y administrativas, incluyendo cifrado en tránsito y en reposo.
Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
Notificar al RESPONSABLE sobre cualquier incidente de seguridad, vulneración o acceso no autorizado a los datos transmitidos, dentro de un plazo razonable tras su descubrimiento, para que el RESPONSABLE pueda cumplir con su obligación de reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas y necesarias para la prestación del servicio.
Abstenerse de tomar decisiones clínicas, diagnósticas o terapéuticas basadas en los datos transmitidos.
QUINTA. SUBENCARGO. El RESPONSABLE autoriza de manera general al ENCARGADO para que este pueda subcontratar servicios de infraestructura tecnológica (ej. servidores en la nube, APIs de procesamiento de lenguaje natural) que requieran el acceso a los datos transmitidos, siempre que dichos subencargados estén sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad iguales o superiores a las establecidas en este Contrato.
SEXTA. DEVOLUCIÓN O DESTRUCCIÓN DE DATOS. A la terminación de la relación comercial o de la suscripción del RESPONSABLE a la plataforma Nebula, el ENCARGADO se compromete a destruir o anonimizar de forma irreversible los datos personales transmitidos, salvo aquellos que por obligación legal, técnica o por solicitud expresa del RESPONSABLE deban ser devueltos o conservados por un plazo adicional.
SÉPTIMA. INDEMNIDAD. El RESPONSABLE mantendrá indemne al ENCARGADO frente a cualquier reclamación, sanción, multa o demanda iniciada por pacientes (Titulares), la Superintendencia de Industria y Comercio o el Ministerio de Salud, que se derive del incumplimiento del RESPONSABLE de su obligación de obtener el consentimiento informado del paciente o de fallas en su deber de cuidado y validación clínica de la documentación generada.
OCTAVA. DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO (AS-IS). El ENCARGADO provee la plataforma de software en el estado en que se encuentra ("AS-IS" y "AS-AVAILABLE"). El ENCARGADO realizará esfuerzos comercialmente razonables para mantener la disponibilidad del servicio; sin embargo, no garantiza que el acceso sea ininterrumpido, libre de errores o que esté exento de caídas por mantenimiento o fallas en infraestructuras de terceros.
NOVENA. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD (EXCLUSIÓN DE LUCRO CESANTE). En la máxima medida permitida por la ley colombiana, y salvo en casos demostrados de dolo o culpa grave, el ENCARGADO no será responsable por daños indirectos, incidentales, lucro cesante, pérdida de ingresos, pérdida de oportunidades de negocio, o pérdida, alteración o corrupción de datos derivados de caídas del sistema, bugs, o la imposibilidad de uso del software. La responsabilidad total acumulada del ENCARGADO frente al RESPONSABLE estará limitada al monto total pagado por el RESPONSABLE al ENCARGADO durante los seis (6) meses inmediatamente anteriores al evento que generó el reclamo.
DÉCIMA. ACEPTACIÓN. Este Contrato es de naturaleza electrónica y por adhesión. El clic en el botón de aceptación o el marcado de la casilla de verificación correspondiente durante el registro en la plataforma Nebula constituye la firma y aceptación plena, incondicional e irrevocable del RESPONSABLE de todas las cláusulas aquí contenidas, tanto en materia de tratamiento de datos como de limitación de responsabilidad técnica y médica.